こんにちは。パソコン市民講座ダイエー北野田教室です。
事務のお仕事ではエクセルを使うことが多いのに、「自分はどれくらいできるのか」って、案外知る機会がありませんよね。
独学で積み上げてきた方や、入社してから先輩に習った方の中には、「これで合ってるのかな」とどこか不安が残ることもあります。
そんな方のために、事務職で最低限求められるエクセル機能をチェックリストにまとめました。気軽に確かめてみてくださいね。
【エクセルは人によって覚え方もクセも違う】
エクセルは正式な授業よりも、独学や社内で覚えることが多いので、自然とやり方に差が出ます。
「とりあえず動くから大丈夫」で続けていると、実は効率や正確性に影響していたりするんです。
これは能力の問題ではなく、教わる機会の違いによるものなので、気にしなくて大丈夫です。基礎から整えると、驚くほど作業が楽になることが多いですよ。
【エクセル機能チェックリスト】
以下の機能が、事務でよく求められるものです。
「やったことある」「触ったことはない」「できてはいるけど自信はない」など、ご自身の感覚で見てみてくださいね。
【初級：基本操作】
□ 基本操作ができる（コピー/貼り付け）
□ データを自動展開できる（オートフィル）
□ 表示を整えられる（セルの書式設定）
□ 行/列を調整できる（挿入/削除/幅調整）
□ 計算ができる（四則演算）
□ 合計が出せる（SUM関数）
□ 基本統計が使える（AVERAGE/MAX/MIN）
□ シートを管理できる（追加/名前変更/移動）
□ 印刷設定を崩さずに出力できる（ページ設定）
□ 表を最低限整えられる（罫線/配置/フォント）
【中級：実務で多用する処理】
□ データを色で可視化できる（条件付き書式）
□ 条件で処理を分けられる（IF関数）
□ 条件集計ができる（COUNTIF/SUMIF）
□ データを参照できる（VLOOKUPまたはXLOOKUP）
□ データを表形式で管理できる（テーブル機能）
□ 抽出と並べ替えができる（フィルター/並べ替え）
□ 入力ミスを防げる（データの入力規則）
□ 操作を効率化できる（基本ショートカット）
□ グラフを作成できる（棒/折れ線/円グラフ）
□ 文字列を加工できる（LEFT/RIGHT/MID/LEN）
【上級：再現性と自動化】
□ 集計と切替分析ができる（ピボットテーブル）
□ 柔軟な参照ができる（XLOOKUPまたはINDEX+MATCH）
□ エラーを制御できる（IFERROR関数）
□ 複数条件で集計できる（SUMIFS/COUNTIFS）
□ 関数を組み合わせて使える（関数のネスト）
□ 日付を扱える（WORKDAY/EOMONTH）
□ 繰り返し作業を自動化できる（マクロの記録）
□ 重複データを管理できる（COUNTIF＋条件付き書式）
□ シミュレーションができる（ゴールシーク/データテーブル）
□ 壊れない資料を作れる（シート保護/セル保護）
【どの事務職ならどこまで必要か】
必要な範囲は職種によって少し変わります。
一般事務：初級＋中級の一部
営業事務：中級まで
経理事務：中級＋上級の一部
資料作成が多い職種：上級の一部
転職や再就職を考える方は、初級〜中級まで押さえておくと安心です。
【現役で働いている方へ】
今まさに事務のお仕事をされている方の中には、
「動くからこのままでいいのかな」
「もっと効率のいい方法がありそう」
「引き継ぐとなると不安」
と感じている方も少なくありません。
実際、エクセルは最初に触れた方法のまま慣れてしまいやすいので、正しい操作や効率に気づく機会があまりないんです。
でも知識を少し整えるだけで、仕事のスピードが変わったり、自信につながるケースがとても多いんですよ。
【さいごに】
エクセルは「量をこなせば上手くなる」タイプの道具ではありません。ポイントを押さえれば、短い時間でグッと扱いやすくなります。まずは自分の現在地を知るところから始めてみてくださいね。
【無料体験のご案内】
当教室では無料体験で、エクセルの習熟度を簡単にチェックできます。
独学で続けてきた方や、転職・再就職を考えている方、使ってはいるけれど少しモヤっとした不安がある方にもおすすめです。
「パソコン市民講座 ダイエー北野田教室」
【住所】 大阪府堺市東区丈六183-18 ダイエー北野田店 2階
【電話】 072-236-1730
「パソコン市民講座」では、このように受講生の皆様が学習で身に付けたスキルを活かして、より一層楽しくパソコンやiPad・iPhoneなどを日頃から使っていただき、便利な生活を送るためのITスキルを「すべての世代の方々に」ご提供させていただくため、これからも教室運営を行ってまいります。
